Project Management Body of Knowledge (PMBOK) stabileste importanta auditarii astfel: “Auditurile asigura compozitia corecta a elementelor configuratiei unui proiect si fac ca schimbarile necesare sa fie notate, estimate, aprobate, urmarite si corect implementate”.
Auditul nu este acelasi lucru cu monitorizarea unui proiect. Auditul este pentru un proiect ce este revizia tehnica periodica pentru automobil: o cercetare in profunzime a mecanismelor. In timp ce conduci o masina, monitorizezi regulat indicatoarele, dar stii ca dupa un numar de kilometrii se impune o revizie tehnica completa, pentru corectarea defectiunilor acumulate. Altfel, iti asumi riscuri care variaza de la a nu mai ajunge la destinatie, la pierderea vietii.
In timpul auditului noi ne asiguram ca, in contextul proceselor care se desfasoara, se folosesc numai acele tehnici noi de management al costurilor si a timpului care aduc beneficii companiei.
De ce?
Pentru a realiza obiectivele propuse si a duce la bun sfarsit un proiect, este esential sa ii analizezi fezabilitatea printr-un audit. Auditarea este imperativa pentru a estima progresul realizat si capacitatea de a atinge scopurile propuse.
Sesiunile de audit trebuie organizate regulat, pentru a sincroniza managementul de proiect cu programul stabilit.
Auditul analizeaza elementele proiectului si le noteaza pe o scara de la 1 la 5, ajutand astfel compania sa inteleaga nivelul de performanta al fiecaruia. Bazata pe aceasta evaluare detaliata, organizatia poate monitoriza mai bine structurile deficitare si poate implementa masuri la nivelul lor. Se asigura astfel atingerea obiectivelor, prin optimizarea fiecarui proces al proiectului.
Cum se desfasoara?
Auditarile implica o echipa care analizeaza:
- Procesele: Verifica daca toate echipele, si membrii lor, sunt angrenate corespunzator in derularea proiectului. Include o analiza a planului de implementare, a planului de management al riscurilor, a ciclului de viata al proiectului, a elementelor structurale, a asigurarii calitatii si a comunicarii.
- Metodologia: Indiferent de metodologia utilizata, protocolul auditului include o analiza a fiecarui element al acesteia, incluzand aici bugetul, costurile si elementele de risc pe fiecare sectiune.
- Echipa de audit utilizeaza documentatia creata anterior implementarii, pentru a compara procesele, progresul, previzionarile si rezultatele obtinute, cu specificatiile originale.