7 intrebari pe care ar trebui sa ni le punem inainte de implementarea unui sistem de project management (EPPM)

Tiberiu VULPES

Project Management Professional

Primavera EPPM Experienced Implementation Consultant

Director General Infinity Business Solutions

Implementarea unui sistem Enterprise de Project Management pare la prima vedere un proces facil, care necesita un computer “mai rasarit” pe care sa fie instalata baza de date si eventual un curs de utilizare al aplicatiei. In unele cazuri mai fericite se opteaza pentru achizitia unui numar de zile de consultanta pentru realizarea unui “proiect pilot”.

Ce am descris mai sus este calea sigura spre esec si frustrare in lipsa raspunsurilor la intrebarile din acest articol. Bani investiti intr-un software care nu aduc rezultatele asteptate, vinovatul fiind exclusiv software-ul. Ca si cum software-ul ar putea de unul singur sa genereze rapoarte de tipul “graficul Gantt de executie al lucrarilor”, “graficul de incarcare pentru manopera si utilaje”, “graficul de livrare al materialelor”, “cash-flow-ul proiectului / porotfoliului de proiecte” si multe alte livrabile pe care managementul superior le asteapta de la un astfel de sistem.

Unde este greseala? De ce un proces care pare simplu si cu rezultate usor de obtinut esueaza de cele mai multe ori?

In implementarea unui sitem informatics de tipul EPPM sunt foarte importante pre rechizitele. Adica, terenul pe care urmeaza sa se aseze software-ul. Ca si in cazul unei cladiri, nu o poti aseza pe un teren mlastinos si sa te astepti sa si locuiesti in ea.

Iata cele sapte intrebari pe care managementul superior ar trebui sa si le puna inainte de a porni la drum cu implementarea unui sitem de tip EPPM:

1. De ce? Care este declansatorul acestei decizii?

Cerinta unui Beneficiar? Dorinta de a salva costuri? Lipsa de control ..

Aceste obiective de business ar trebui urmarite cu sfintenie de echipa de implementare. Managementul superior nu cumpara software pentru rapoarte sau ferestre frumos colorate ci doar pentru a rezolva probleme de business. Cu cat mai repede software-ul reuseste sa evidentieze/rezolve aceste probleme cu atat mai mult va beneficia de sustinere.

2. Este organizatia suficient de matura pentru a sustine implementarea si ulterior pentru a adopta sistemul?

Nu uitati ca permisul de condurece se poate obtine cel mai devreme la 18 ani si in multe cazuri nici atunci  nu avem destula maturitate pentru a conduce in siguranta.

Maturitatea in project management este un element cheie in succesul implementarii. Software-ul este doar un instrument care daca nu “gaseste” procesele pe care sa le modeleze devine inutil si/sau inutilizabil.

3. Avem asteptari realiste?

Nivelul asteptarilor trebuie sa fie corelat cu punctul de mai sus, adica cu nivelul de maturitate in project management. Este de preferat sa avem asteptari realiste de la inceput si ulterior sa crestem nivelul acestora. Altfel nemultumirea se va instala foarte curand.

4. Cine sunt persoanele (angajatii) care urmeaza sa utilizeze Solutia?

Cand vorbesc despre utilizatori, nu ma refer doar la cei care introduc date. Este vorba despre toti cei care intr-un fel sau altul primesc sau furnizeaza informatii de la / catre sistemul informatic. Inclusiv si mai ales cei care ar trebui sa ia decizii pe baza rapoartelor generate de software.

5. Departamentul IT este pregatit sa sustina implementarea si buna functionare a sistemului?

In legatura cu IT-ul exista doua greseli frecvente.

–  Se supraevalueaza rolul lor din punct de vedere al gestionarii proceselor de business

–  Se minimizeaza rolul lor din punct de vedere al sustinerii aplicatiei prin abilitatile pe care le au sau este foarte usor sa le dobandeasca (sa gestioneze politica de back-up/restore a bazelor de date, sa se implice in realizarea de rapoarte si proceduri SQL etc.)

6. Ce experienta are consultantul (vendorul) in proiecte similare?

Procesul de selectie al consultantului (vendorului) este de asemenea hotarator in obtinerea unui proiect de succes. Este important sa aveti alaturi un consultant cu experienta in industria dumneavoastra. Verificati calitatea oamenilor cu care veti lucra, nu doar ecusonul pe care-l poarta.

7. Sustineti cu adevarat acest proiect?

Nu poate sa fie ceva mai nociv pentru un proiect decat lipsa de sustinere din partea managementului. Aici este nevoie de consecventa managementului in a-si urmari obiectivele de business care au declansat achizitia. Totul trebuie raportat la obiective. Orice raport, fereastra, functionalitate devine nerelevanta pentru management daca nu tinteste rezolvarea unei probleme de business.

Daca doriti sa obtineti in mod gratuit o evaluare obiectiva si rapida a organizatiei dumneavoastra din punct de vedere al maturitatii si nivelului de implementare a aplicatiilor de tip Enterprise Project and Portfolio Management (Primavera EPPM, Microsoft Project Server / Professional) va rog sa completati formularul de mai jos:

 

Solicita GRATUIT
  • (No reCAPTCHA API public key found)

Comments are closed.