Automatizarea proceselor de management de proiect prin robotica software?

Posted on

Din ce in ce mai multe companii doresc sa isi automatizeze cat mai multe procese de business prin utilizarea sau crearea propriilor roboti software. “Trend-ul” clar pe care vrem sau nu, va trebui sa il urmam in cele din urma, este digitalizarea. Rutinele zilnice din activitatile pe care le derulam la serviciu pot fi inlocuite astazi de roboti, eliberand astfel timp pretios pentru activitatile unice, creative, pe care doar un om le poate efectua si care aduc acea plus valoare indispensabila fiecarei afaceri.

Provocarea mea de astazi, pentru cei care isi deruleaza activitatea in domeniul managementului proiectelor, este de a face un exercitiu de imaginatie in incercarea de a descoperi cateva procese de management de proiect ce pot fi atribuite unor roboti software.

Sa ne uitam, de exemplu, la procesele de management de proiect din prisma PMI (Project Management Institute). Editia a 6-a a PMBOK ne arata 49 de procese impartite in 10 arii de cunostinte pe 5 grupe de procese. Fiecare proces este descris printr-un flux: date de intrare > tehnici si instrumente > date de iesire. Foarte multe procese au ca date de iesire niste documente care sunt elaborate manual in Microsoft Word. Stiati ca exista in acest moment roboti software care pot deschide automat un fisier Word si sa completeze automat acel fisier utilizand un format sablon cu date din documente scanate si salvate intr-un folder pe calculator si apoi sa trimita un e-mail automat cu acest document, eliminanad astfel rutina redactari de documente tipizate?

Sa luam ca exemplu procesul de elaborare a cartei proiectului (Project Charter). Ca date de intrare avem Contract, S.O.W, etc. Aceste documente, daca exista, pot fi scanate si apoi in mod automat, pe baza unui sablon, poate fi creat un document draft “Project Charter”, care poate fi transmis printr-un e-mail generat automat persoanelor decidente, spre aprobare.

Acum sa mergem un pic mai departe cu acest exercitiu si sa ne imaginam un proces mai complex de management de proiect, acela de identificare de riscuri. Cum am putea automatiza acest proces? Aici avem nevoie de cat mai multe informatii de la cat mai multi experti implicati in proiect. Trebuie creata initial o lista de evenimente cat mai cuprinzatoare, care se va transforma in lista de riscuri, in urma analizei acestor evenimente. Este clar ca acest proces, avand in vedere ca fiecare proiect este unic, nu poate fi automatizat 100%, dar in fiecare industrie in functie de tipul de proiect pot fi salvate registre de riscuri sablon, iar apoi cu ajutorul unor roboti software se pot genera automat registre de riscuri care sa contina cel putin 70% din riscurile standard, valabile pentu proiectul nostru, deja identificate si evaluate calitativ. Urmand ca restul de riscuri specifice unicitatii acelui proiect sa fie identificate in mod clasic prin interviuri sau sedinte.

Noi, echipa Infinity, ne-am propus pe termen mediu, in aplicatiile pe care le dezvoltam, sa automatizam cat mai mult munca utilizatorului si de aceea am introdus deja in aplicatia RiskALERT o parte consistenta de automatizare in zona de creare a registrului de riscuri. Un prim pas important catre digitalizarea proceselor, vor urma multi altii.