Workshop VIP (Value Improvement Practices)

Managementul proiectelor internationale

31 – martie – 2017 # 14:00 – 17:00

 

Contextul proiectelor internationale
Proiectele internationale reprezinta un miraj pentru mai toate companiile romanesti datorita faptului ca le pot asigura un business sustenabil intr-o piata competitiva.
Construirea unui parteneriat cu o companie din Europa de Vest, Orientul Mijlociu sau Africa, fie ca este vorba de industria energetica / oil&gas sau constructii civile si industriale, se realizeaza in timp indelungat si se bazeaza pe in primul rand pe incredere si competente demonstrate. Orice abatere de la calitate si de la termenele asumate poate conduce la deterioarea relatiei de parteneriat. De aceea este foarte important sa se cunoasca inca de la inceput cultura de business a partenerilor internationali si in mod particular cultura de project management.
Sisteme de raportare
Sistemul de raportare cerut de contractorii generali in zonele unde este prezenta influenta companiilor internationale poate sa fie radical diferit de cel pe care il impun Beneficiarii proiectelor majore in Romania.
Rapoartele Weekly si Monthly Report sunt cateva exemple de sintetizare a informatiilor relevante din proiect care colecteaza date de la departamentele de proiectare si inginerie, planning, achizitii, HSE etc.
Dezvoltarea unei Curbe S de urmarire a progresului proiectului sau chiar o riguroasa analiza Earned Value, reprezinta instrumente ce nu trebuie sa lipseasca in astfel de raportari.

Captura Value Improvement Practices

Workshop-uri VIP (Value Improvement Practices)
In timpul derularii proiectelor o serie de workshop-uri ar trebui derulate, in vederea imbunatatirii activitatii de coordonare si management:

  • Project Execution Planning Workshop (workshop de aliniere a echipei) – la demararea proiectului, in vederea stabilirii responsabilitatii, modului de abordare a proiectului, angrenarea tuturor partilor implicate (stakeholders)
  • Risk Management (workshop-uri de risc) – de fiecare data cand apare o problema in derularea unui proiect trebuie sa fim in stare sa spunem ca am anticipat aceasta problema, avem un plan si putem rezolva problema. Timp si bani pot fi economisiti, stresul evitat, aplicand principiile Managementului Riscului – eliminarea incertitudinilor, identificarea si analizarea riscurilor in vederea cresterii probabilitatii de aparitie a oportunitatilor si scaderea probabilitatii amenintarilor, dezvoltarea unui grafic de lucrari mult mai real, prin includerea riscurilor.
  • Schedule Optimization (workshop de optimizare a graficului) – utilizarea unor tehnici de optimizare a graficului, in vederea obtinerii unei probabilitati mai mari de realizare a proiectului in buget si timp, precum si cel mai mare grad de compresie posibil, fara a afecta obiectivele proiectului
  • Lessons learned (lectii invatate) – isi propune sa fie un schimb de experienta pe care ni-l dorim util, pentru toate companiile care deruleaza sau intentioneaza sa deruleze proiecte internationale. Vom impartasi din experienta noastra dar asteptam si de la participanti sa-si spuna durerile sau realizarile legate de acest subiect, pentru a evita greselile din trecut.

    Locatie: str.Constantin Aricescu nr.18, etaj 3 – interfon 05, sect.1 Bucuresti

    Workshopul poate fi organizat la cerere la sediul companiilor (in Bucuresti) si online pentru persoanele si companiile din tara sau din afara tarii !

    Inscrieri, in limita locurilor disponibile, prin completarea formularului:

    Formular de inscriere: Workshop VIP
    •   La sediul Infinity
        La sediul companiei
        Online

Seminarii gratuite în luna decembrie 2016

logo repÎn luna decembrie, Infinity Business Center lansează o serie de seminarii gratuite cu scopul de a fi cât mai aproape de cei care doresc informații utile despre:

  • solutii informatice pentru managementul proiectelor si portofoliilor de proiecte (Primavera P6 EPPM)
  • cum putem obține o implementare de succes a unui sistem ERP
  • cele mai bune practici în planificarea proiectelor
  • tehnici de monitorizare a progresului unui proiect (curbele S, Earned Value Management)
  • evaluarea maturității de project management a unei organizatii
  • soluții informatice de management al riscurilor la nivel de organizatie, proiect sau departament HSE

Pentru mai multe detalii legate de planificarea acestor evenimente, vă rugăm să completați formularul de mai jos.

logo rep

Locuri limitate!

Seminar disponibil și online (WWW)

Formular inscriere la «Seminarii gratuite - decembrie 2016»
  •   Solutii informatice pentru managementul proiectelor si portofoliilor de proiecte (Primavera P6 EPPM)
      Cum putem obtine o implementare de succes a unui sistem ERP
      Cele mai bune practici in planificarea proiectelor
      Tehnici de monitorizare a progresului unui proiect (curbele S, Earned Value Management)
      Evaluarea maturitatii de project management a unei organizatii
      Solutii informatice de management al riscurilor la nivel de organizatie, proiect sau departament HSE
  •   La sediul Infinity, Str Nisipari nr. 21
      La sediul Companiei mele
      Online

7 intrebari pe care ar trebui sa ni le punem inainte de implementarea unui sistem de project management (EPPM)

Tiberiu VULPES

Project Management Professional

Primavera EPPM Experienced Implementation Consultant

Director General Infinity Business Solutions

Implementarea unui sistem Enterprise de Project Management pare la prima vedere un proces facil, care necesita un computer “mai rasarit” pe care sa fie instalata baza de date si eventual un curs de utilizare al aplicatiei. In unele cazuri mai fericite se opteaza pentru achizitia unui numar de zile de consultanta pentru realizarea unui “proiect pilot”.

Ce am descris mai sus este calea sigura spre esec si frustrare in lipsa raspunsurilor la intrebarile din acest articol. Bani investiti intr-un software care nu aduc rezultatele asteptate, vinovatul fiind exclusiv software-ul. Ca si cum software-ul ar putea de unul singur sa genereze rapoarte de tipul “graficul Gantt de executie al lucrarilor”, “graficul de incarcare pentru manopera si utilaje”, “graficul de livrare al materialelor”, “cash-flow-ul proiectului / porotfoliului de proiecte” si multe alte livrabile pe care managementul superior le asteapta de la un astfel de sistem.

Unde este greseala? De ce un proces care pare simplu si cu rezultate usor de obtinut esueaza de cele mai multe ori?

In implementarea unui sitem informatics de tipul EPPM sunt foarte importante pre rechizitele. Adica, terenul pe care urmeaza sa se aseze software-ul. Ca si in cazul unei cladiri, nu o poti aseza pe un teren mlastinos si sa te astepti sa si locuiesti in ea.

Iata cele sapte intrebari pe care managementul superior ar trebui sa si le puna inainte de a porni la drum cu implementarea unui sitem de tip EPPM:

1. De ce? Care este declansatorul acestei decizii?

Cerinta unui Beneficiar? Dorinta de a salva costuri? Lipsa de control ..

Aceste obiective de business ar trebui urmarite cu sfintenie de echipa de implementare. Managementul superior nu cumpara software pentru rapoarte sau ferestre frumos colorate ci doar pentru a rezolva probleme de business. Cu cat mai repede software-ul reuseste sa evidentieze/rezolve aceste probleme cu atat mai mult va beneficia de sustinere.

2. Este organizatia suficient de matura pentru a sustine implementarea si ulterior pentru a adopta sistemul?

Nu uitati ca permisul de condurece se poate obtine cel mai devreme la 18 ani si in multe cazuri nici atunci  nu avem destula maturitate pentru a conduce in siguranta.

Maturitatea in project management este un element cheie in succesul implementarii. Software-ul este doar un instrument care daca nu “gaseste” procesele pe care sa le modeleze devine inutil si/sau inutilizabil.

3. Avem asteptari realiste?

Nivelul asteptarilor trebuie sa fie corelat cu punctul de mai sus, adica cu nivelul de maturitate in project management. Este de preferat sa avem asteptari realiste de la inceput si ulterior sa crestem nivelul acestora. Altfel nemultumirea se va instala foarte curand.

4. Cine sunt persoanele (angajatii) care urmeaza sa utilizeze Solutia?

Cand vorbesc despre utilizatori, nu ma refer doar la cei care introduc date. Este vorba despre toti cei care intr-un fel sau altul primesc sau furnizeaza informatii de la / catre sistemul informatic. Inclusiv si mai ales cei care ar trebui sa ia decizii pe baza rapoartelor generate de software.

5. Departamentul IT este pregatit sa sustina implementarea si buna functionare a sistemului?

In legatura cu IT-ul exista doua greseli frecvente.

-  Se supraevalueaza rolul lor din punct de vedere al gestionarii proceselor de business

-  Se minimizeaza rolul lor din punct de vedere al sustinerii aplicatiei prin abilitatile pe care le au sau este foarte usor sa le dobandeasca (sa gestioneze politica de back-up/restore a bazelor de date, sa se implice in realizarea de rapoarte si proceduri SQL etc.)

6. Ce experienta are consultantul (vendorul) in proiecte similare?

Procesul de selectie al consultantului (vendorului) este de asemenea hotarator in obtinerea unui proiect de succes. Este important sa aveti alaturi un consultant cu experienta in industria dumneavoastra. Verificati calitatea oamenilor cu care veti lucra, nu doar ecusonul pe care-l poarta.

7. Sustineti cu adevarat acest proiect?

Nu poate sa fie ceva mai nociv pentru un proiect decat lipsa de sustinere din partea managementului. Aici este nevoie de consecventa managementului in a-si urmari obiectivele de business care au declansat achizitia. Totul trebuie raportat la obiective. Orice raport, fereastra, functionalitate devine nerelevanta pentru management daca nu tinteste rezolvarea unei probleme de business.

Daca doriti sa obtineti in mod gratuit o evaluare obiectiva si rapida a organizatiei dumneavoastra din punct de vedere al maturitatii si nivelului de implementare a aplicatiilor de tip Enterprise Project and Portfolio Management (Primavera EPPM, Microsoft Project Server / Professional) va rog sa completati formularul de mai jos:

 

Solicita GRATUIT

Echipa ta este productivă online, oriunde ar fi

Instrumente robuste de lucru, în cloud: Office 365

  • Ai acces permanent la e-mail, contacte, calendare și documente. De oriunde. Pe orice device.
  • Ești oricând față în față cu partenerii și colegii, în întâlniri online.
  • Accesezi de oriunde documentele companiei în condiții de maximă securitate a datelor.
  • Funcționare garantată financiar 99.9% și suport tehnic profesional.
  • Înainte investeai în IT. Acum consumi IT, în ritmul și în cantitatea pe care le preferi.

Platforma de lucru pentru toată compania

Office 365 este biroul tău în cloud, cu instrumente de productivitate găzduite pe serverele Microsoft. La baza lui se află familiarele aplicații performante Office, disponibile acum online, deci permanent aduse la zi. Dar Office 365 înseamnă mult mai mult: o platformă de lucru la nivel enterprise, accesibilă companiilor de orice dimensiune. Întâlniri online, documente partajate, email și calendare de business. Toate aflate la o conexiune de internet distanță, prin PC, laptop, tabletă sau telefon mobil.

Ce conține Office 365

Office 365 îmbină familiara suită Microsoft Office pentru calculatoare cu versiunile online ale următoarei generații de produse Microsoft pentru colaborare și comunicare. Pilonii Office 365 sunt:

  • performanța soluție de e-mail și calendare Microsoft Exchange Online
  • platforma de colaborare Microsoft SharePoint Online
  • suita de productivitate Office Online
  • soluția de conferințe video Microsoft Skype for Business Online.

La elementele de bază ale Office 365 se adaugă o serie de instrumente online care te ajută să colaborezi mai eficient în organizație. Acestea susțin unificarea conținutului digital, a proceselor de lucru și a coordonării, prin descoperirea și partajarea informației între utilizatori.

  • Office Delve. O nouă modalitate de a căuta și a descoperi conținut în toată platforma Office 365 pe baza unor sugestii personalizate. Delve este prima experiență bazată pe Office Graph, o aplicație care folosește învățarea automatizată pentru a livra rezultate relevante pentru fiecare utilizator în parte.
  • Groups. Grupurile din Office 365 fac legătura între colegi, informații și aplicații de care aceștia au nevoie pentru a lucra mai bine împreună.
  • Office 365 Video. O destinație securizată unde utilizatorii pot publica și descoperi conținut video destinat organizației.
  • Sway. O aplicație digitală profesională de storytelling, care te ajută să îți exprimi ideile pe un suport web interactiv. Motorul de design inclus în Sway ajută fiecare membru al echipei să producă prezentări sau rapoarte vizuale fără training suplimentar. Sway poate fi prezentate pe orice browser sau ecran, și poate fi trimis la colegi sub forma unui simplu link.
  • Office 365 Planner. Un instrument care permite organizarea vizuală a proceselor și proiectelor. Echipa poate crea planuri noi, delega sarcini, partaja fișiere, termene limită și raportări. Coordonatorii de proiect pot de asemenea asocia documente cu anumite sarcini.

Avantaje Office 365

  • Niciodată nu va mai trebui să cumperi o versiune nouă de Office. Niciodată.
  • Fiecare utilizator poate instala Office pe până la 5 calculatoare PC sau Mac (în funcție de planul tarifar ales).
  • Salvezi toate informațiile și documentele în cloud pentru backup și acces de oriunde.
  • Poți folosi Office pe smartphone sau pe tabletă.

Veștile bune pentru cash-flow-ul companiei (și pentru contabil)

  • Cu Office 365 îți reduci cheltuielile de capital, pentru că platforma este disponibilă sub formă de abonament lunar. Eviți astfel investițiile inițiale mari pentru cumpărarea de software nou, în timp ce îți transformi costurile de IT din cheltuieli de capital în cheltuieli operaționale.
  • Reduci investițiile în tehnică IT și cheltuielile cu energia, pentru că nu mai ai nevoie de servere scumpe și energofage pentru email, website și stocare de documente.
  • Ai mereu cel mai nou software. Pentru că Office 365 este în cloud și este mereu adus la zi. Nu trebuie să mai faci upgrade-uri sau să instalezi patch-uri de securitate. Microsoft adaugă noi capabilități în fiecare lună.

Crești liber de orice povară

Licență per utilizator pentru flexibilitate naturală. Cu Office 365 simplifici licențierea și îi oferi fiecărui utilizator acces la tehnologia esențială pentru companie pe 5 computere PC/Mac și pe 5 dispozitive mobile. Astfel, faci economii importante, comparativ cu modelul tradițional de licențiere per dispozitiv.

Indiferent cât de repede crește afacerea ta, Office 365 crește simultan cu ea. Nici mai repede nici mai încet. Să adaugi un nou utilizator este la fel de simplu ca achiziționarea unei licențe noi, care este disponibilă imediat pentru utilizare.

Licență doar pentru ceea ce ai nevoie. Office 365 oferă multe planuri pentru a se potrivit cu fiecare nevoie de business, pentru fiecare utilizator dintr-o organizație.

Testează Office 365

Este simplu. Poți testa Office 365 pentru a te convinge de avantajele instrumentelor de productivitate în cloud găzduite de Microsoft.

Contactați-ne pentru detalii și o ofertă personalizată:

t: 021 232 11 38 // f: 037 200 38 92 // office@infinitybiz.ro

Rapoartele – ținta finală în implementarea unui sistem informatic de management al proiectelor

Posibilități de raportare bazate pe structura de date Primavera

Pentru a lua decizii în timp real, bazate pe analize corecte și complexe, orice manager de proiect, indiferent de industrie (Constructii, Energie, Infrastructură), are nevoie de rapoarte sugestive și complete. Ei bine, există o mare varietate de posibilități de a întocmi un raport parametric pe baza structurilor de date dintr-un proiect.

Vă prezentăm doar o parte dintre aceste modalități, utilizând structurile de date ale Primavera EPPM, care sunt neajunsurile fiecărei metode și cum putem îmbunătăți acest proces astfel încât să obținem rapoarte fiabile și robuste din punct de vedere informatic.

1. Setul de rapoarte al  P6 Professional

P6Componenta P6 Professional (clientul desktop al sistemului Primavera) dispune de un repertoriu de rapoarte predefinite. Acest pachet a fost preluat și îmbunătățit de la o versiune la alta, astfel că, utilizatorii au acum la dispoziție un generator de rapoarte pentru crearea de noi listinguri  sau modificări ale celor existente. Neajunsul acestor rapoarte este că ele se bazează pe arii de subiecte (grupuri de rapoarte) care par înguste, iar combinarea acestora este foarte rigidă.

2. Accesarea datelor se poate face din Excel

ExcelPrin metode de conectivitate (ODBC sau OLEDB), informațiile gestionate de Primavera pot fi accesate din bazele de date proprii cu ajutorul Microsoft Excel, prin utilizatorul Oracle Primavera – ADMUSER (tabele cu informații) sau PxRPTUSER (vederi destinate raportărilor pe tabelele ADMUSER). Scopul acestei proceduri este de a beneficia de facilitățile oferite de aplicația de calcul tabelar pentru prelucrarea ulterioară a informațiilor, prezentarea grafică a acestora și de potențialul de integrare în rapoarte cu conținut referitor la întreg ansamblul organizațional. BookConnection
Tabelele pot fi accesate integral sau pot fi scrise interogări (comenzi SQL) pentru selectări de date, prelucrarea primară a acestora, filtrarea sau combinarea informațiilor din mai multe tabele.

3. Raportările realizate prin accesarea datelor P6 prin aplicații proprii

Pentru unele organizații este indispensabilă integrarea Primavera cu alte aplicații în cadrul ERP (abreviere pentru Enterprise resource planning  Planificarea resurselor întreprinderii). Organizațiile recurg la dezvoltarea de aplicații de interfață pentru a importa date în Primavera (din aplicații de devize, facturi, salarii, etc) sau pentru a extrage date specifice managementului proiectelor și a le valorifica, mai apoi, in bugetări, planificări, salarizare, contabilitate sau, pur și simplu, în rapoarte particularizate.

Este procedura tradițională de intervenție pentru extragerea unor date sau chiar de completare a informațiilor, în zonele de interacțiune a două sisteme informatice bine conturate. Pentru scrierea aplicațiilor se recurge la unul dintre limbajele de nivel înalt (C#,Primavera java, PHP, etc) și se intervine fie direct asupra colecției de date, fie prin recurgerea la funcțiunile unor interfețe API (WebServices sau SDK) definite în cadrul aplicațiilor consacrate.

În acest sens, Primavera are incorporat un sistem complex de WebServices.

Pe baza datelor disponibile pot fi dezvoltate aplicații proprii de diferite nivele de complexitate.  Redăm mai jos un registru Excel, creat cu o aplicație scrisă în C#, conținând informații preluate din Primavera prin WebServices.

Fig 6

4. Rapoarte efectuate prin BI Publisher

Business Intelligence (BI)  se referă la sisteme informatice de identificare, extragere și analizare a datelor disponibile într-o companie, sisteme al căror scop este de a oferi un suport real pentru luarea de decizii de business. ( conf.: http://ro.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence )

Fig 7Oracle a dezvoltat propriul produs BI, cea mai simpla formă, destinată creării de rapoarte, numindu-le BI Publisher.

BI Publisher poate fi configurat să acceseze o sursă de date, be baza căreia se pot întocmi rapoarte care să includă tabele, diagrame sau alte elemente grafice. Pentru extragerea datelor se folosesc interogările standard SQL.

BIFig 8

Mediul de dezvoltare este o aplicație web și pot fi construite pagini web, portleturi, documente pdf, sau word, etc.

5. Rapoarte efectuate prin Primavera Analytics

In scopul susținerii, perfectinării rapoartelor și a deservirii sistemului decizional cu informații interactive ce permit analiza în timp real, Oracle a creat componente de Business Analytics ce conțin instrumente predefinite de depozitare, manipulare și prezentare a datelor, la performanțe superioare. Un domeniu în care există o construcție de tip BI Analytics este cel al managementului proiectelor pentru care a fost creat Primavera Analytics. Rapoartele predefinite sunt foarte bine întocmite, cu o BIvarietate bogată de obiecte grafice și tabelare, dashboarduri, cadre,  filtre, animații și indicatori.

Sursele de date sunt riguros structurate și includerea lor în obiectele de analiză se poate face cu un simplu drag&drop.

Relațiile dintre obiecte sunt rezolvate instant de sistem, cu o eventuală, minimă, intervenție a utilizatorului.

FIG 12Desenarea obiectelor (tabele, diagrame, indicatoare, filtre) se face în mare parte de sistem, pe baza datelor  de analiză existente în repository. De exemplu, în figura alăturată, sistemul face automat îmbinarea celulelor pe verticală (in engleză: Merge cells) în coloana ProjectID și în coloanele referitoare la WBS, pentru a fi corectă vizibilitatea obiectelor componente ( WBS de detaliere, activități și resurse).

Solicită DEMO

Cum selectezi cea mai bună soluție informatică integrată pentru afacerea ta?

Implementarea unui sistem integrat necesită multă planificare și muncă de cercetare.Diagrama Module Business

Selectarea corectă a soluției integrate are o importanță majoră cu un impact pe termen lung în ceea ce privește succesul și viitorul afacerii.

Înainte de a implementa un sistem integrat este esențială o radiografiere a companiei, proces ce conduce la definirea cu exactitate a cerințelor organizației.

Ce trebuie să urmărească managerul pentru a lua decizia corectă când vine vorba de implementarea unui sistem integrat?

  • să identifice procesele în care resursele umane se alocă ineficient
  •  să identifice informațiile ce trebuie să fie analizate în timp real, întrucât businessul și deciziile depind de ele
  • să identifice perspectivele de analiză și diagnostic privind criteriile de măsurare și controlul afacerii, a instrumentelor existente de raportare, cu propuneri de optimizare
  • să identifice metricii utili pentru măsurarea progresului, calității și bugetului alocat unor proiecte, lucrări, comenzi de producție sau a unui business unit
  • să identifice fluxurile de date și procesele în care apar blocaje, timpi de așteptare și costuri de oportunitate
  • să identifice soluțiile de integrare a proceselor și reproiectarea acestora
  • să urmărească reproiectarea proceselor într-un sistem ce asigură eficiența resurselor în scopul pentru care s-a realizat investiția

Fie ca vă aflați în situația în care doriți să îmbunătățiți sistemul existent – procesele de business și modelarea acestora  în sistemul informatic integrat, fie că doriți să implementați un sistem nou, vă acordam suport pentru implementarea optimizărilor propuse.

Solicitați gratuit structura detaliată privind implementarea unui sistem informatic integrat și structura de audit pe care o propunem, completând formularul de mai jos:

Solicită GRATUIT

Modulul bugete

Așa cum am promis în articolul anterior ”Ce este un ERP și la ce se poate folosi, ce e atât de atractiv la acest subiect? ” am revenit, iar de această dată intrăm puțin în profunzime  concentrându-ne pe unul dintre modulele de business extrem de dorite și anume, modulul Bugete .

Construirea unui buget e o chestie complicată, care necesită timp și pricepere, cunoașterea temeinică a afacerii, a liniilor de business, a planurilor strategice până la nivelul de detaliu, necesită o abilitate aparte în mânuirea cifrelor.

Managerul își construiește bugetul având în minte ideea centrală, ca la final să obțină o perspectivă valorică asupra afacerii sale, așezând astfel “planul său strategic” într-un mod pragmatic, pe o proiecție a rezultatelor financiare, o proiecție ce are la bază scenarii ale unor exerciții financiare produse deja, cât și a unora posibile, simulate.

Aud des expresia “mi-am făcut bugetul de venituri și cheltuieli“, expresie care, într-adevăr, te conduce cu gândul la cuantificarea exactă a profitului în acel scenariu. Îmi place totuși să cred că în spatele acestui efort aritmetic au fost parcurse cel putin – analiza SWOT a organizației, interpretarea rezultatelor financiare prin consultarea propriei echipe sau a unor specialiști și cel puțin  simularea câtorva scenarii posibile, la final, alegându-se scenariul cu cele mai mari șanse de realizare și două variante de rezervă.

Existența bugetului creează premizele unui control ridicat asupra nivelului cheltuielilor, oferind în același timp întregii echipe, într-un mod bine argumentat, un obiectiv cantitativ precis în ceea ce privește realizarea cifrei de afaceri. Spun premize pentru că nu e suficient să ai bugetul făcut, acesta trebuie implementat în sistemul informatic de colectare a informațiilor, de monitorizare și control al bugetului. Modulul Bugete trebuie să ofere posibilitatea construirii unui “model de analiză” cunoscut și o structură a bugetului.

O funcționalitate cool pentru un manager, în cadrul acestui modul, mai ales când acesta se află în faza de bugetare, este aceea de a putea obține o versiune draft a unui buget, o schiță, direct dintr-o vedere (genul de  raport ce conține valorile bugetate, dar și cele realizate) ce conține bugetul unei perioade anterioare sau cel în curs de execuție – asta e chiar de notat, în cazul în care ați ajuns cu cititul până aici :).

La acestea se adaugă posibilitatea însumării unor valori pozitive sau negative, a repartizării ponderate a unor sume menționate la nivel de capitol de buget, a înmulțirii cu un factor a unor sume în dreptul unor articole de buget etc. (adică includerea unor acțiuni pe care mulți dintre noi le facem în aplicații de calcul tabelar sau Excel).

Că tot vorbim de funcționalități, e clar că trebuie să existe una care să iți permită să participe mai multe persoane la construcția unui buget, uneori simultan, trebuie să existe posibilitatea alocării de responsabili pentru construcția anumitor capitole de buget sau pentru bugetarea anumitor articole de buget. Este extrem de util:

  • să poți crea copii de siguranță,
  • să poți crea versiuni,
  • să poți partaja cu altcineva o parte din informația pe care o gestionezi,
  • să poți atașa documente la nivel de versiune, capitol sau articol de buget pentru fundamentarea unor decizii,
  • să poți crea activități (să dai sarcini) ce servesc clarificării unei poziții din buget.

Bugetele pot avea termene de valabilate, drept urmare, poți face un buget de rezervă care să devină “vioara întâi” dacă ceva nu merge bine sau dacă ceva merge prea bine :). E interesant să poți vira la dreapta pentru că ai prevăzut acest lucru … Responsabilii de buget trebuie să aibă și ei o perioadă de asumare a răspunderii, așadar, dacă ceva se schimbă, se poate aduce un nou responsabil pentru o grupă de articole sau un capitol de buget.

Bineînteles că, în acest model trebuie să incluzi liniile de business numite și centre de profit, capitole și  articole de buget. Un ERP trebuie să conțina funcționalități care să facă posibile aceste lucruri, fără a fi însă suficientă doar existența acestora.

Se observă din introducerea mea o serie de elemente implicate în procesul de bugetare: Plan strategic (Business Plan – actualizat permanent de către manager),  modelul de analiză sau structura bugetului, liniile de business principale/secundare (centrele de profit), venituri și cheltuieli (categorii), managerul și alte persoane cu rol activ în procesul de bugetare și urmărire a acestuia, acțiuni posibile asupra unei versiuni de buget, stări posibile ale versiunii, simularea unor scenarii, comparații, și la final, alegerea variantei ce va fi considerată referința pentru un exercițiu financiar, bugetul în toată regula.

Eu când privesc în urmă la ce am scris, pe lângă faptul că nu am surprins nici pe jumatate din ce se întamplă într-un proces de bugetare, realizez totusi un lucru, nu sunt puține elemente ce interacționează în acest proces de bugetare, și dacă stai să te gândești, interacțiunea acestora între ele conduce la o muncă de o  complexitate ridicată, greu de realizat fără ajutorul unei aplicații software specializate.

Un alt avantaj este ca ERP-ul “nu uita” unde se află bugetul de acum doi ani, pe stick de memorie, pe laptop, pe hardul din sertar, in cloud.

Nu ezitați sa ne scrieți părerile sau sugestiile dumneavoastră la adresa office@infinitybiz.ro.
Cristian Paiu – Passioned of ERP Systems, Business Consultant Infinity

[…VA URMA]

Ce este un ERP și la ce se poate folosi, ce e atât de atractiv la acest subiect?

De ceva timp aveam în minte să scriu câte ceva despre un subiect care, personal, și-a pus amprenta destul de vizibil asupra mea, pot spune în sensul pozitiv, și anume, achiziția și implementarea unui ERP. Spun că și-a pus amprenta pentru că de aproape 15 ani tot în jurul acestui subiect mă învârt, practic nu mă lasă să mă îndepartez de el. Tot de atația ani am fost “key user” – la început, manager de proiect, consultant implementare, consultant de business etc. Nu vă ascund că m-a infectat atât de tare acest subiect încât chiar am învățat cum se administrează câteva ERP-uri și chiar cum se pot dezvolta functionalități noi în acestea sau în afara acestora.

Dar ce este un ERP și la ce se poate folosi, ce e atât de atractiv la acest subiect?  Vă rog,  nu dați search pe Google. Poate vă va surprinde răspunsul meu, dar în funcție de perspectiva din care privești lucrurile, găsești și răspunsul potrivit . Să facem așadar un exercițiu de imaginație și să parcurgem împreună perspectivele din care putem aborda acest subiect, probabil în câteva  episoade, fie că vorbim de “organizația Client” cu actorii săi, fie de furnizorul de software, de implementator/integrator, fără a neglija nici mangerul de proiect.

Perspectiva I . Managerul unei societăți, în fața subiectului achiziție/implementare ERP

Pentru cei mai curajoși care au luat calea gestionării unor afaceri sau a deschiderii uneia, care ulterior crește, și creste… așadar, pentru oamenii care își investesc timpul și banii lor într-o afacere, sistemele ERP sunt programe informatice care trebuie să iși atingă atât obiectivele financiare, cât și cele operationale, să ai sentimentul, la propriu vorbind, că ai investit bani în ceva care funcționează și îți aduce bani, economii prin eficientizarea anumitor procese și o vedere de ansamblu asupra întregii afaceri, vedere fără de care cu greu poți lua decizii. Da, un ERP bine implementat aduce bani, așadar se poate spune că există o perioadă de investiție, dar și una în care culegi roadele acestui efort. (Nu vei găsi pe Google așa definiție, de acord?)

Nu mă feresc să spun că pentru mulți manageri, implementarea unui ERP este în prezent un subiect dificil , greu de digerat, unora le creează chiar insomnii, fie că au mai trecut prin asta și au eșuat, fie că au aflat de eșecul altora. Alții mai temerari, până să se audă că implementarea unui ERP poate lăsa răni adânci (sună groaznic, nu?) au încercat să se ocupe personal, să “menegiuiască” proiectul neavând experiență, fără a apela la cineva care a trecut măcar de câteva ori printr-o experiență similară, care a cunoscut atât succesul, cât și eșecul. nu Aș compara această chestiune cu situația în care eu aș decide să escaladez vârful Everest și încep să mă documentez pe internet, dupa care, de ce nu, plec în marea aventură, dar fără ghid, fără echipă, fără antrenament… Nu vă ascund faptul că nu știu dacă pot face o lungime de bazin completă… ce să mai zic de alpinism.

Sunt implementări în care managerul “a fost informat” că implementarea ERP-ului ales a fost un “adevărat succes”, el alegând să nu se implice, neavând timp decât pentru “business”. Aceștia privesc de departe cum afacerea lor începe să se clatine .

La acest capitol, dacă e să vorbim de atitudini diferite ale managerilor puși în fața acestui subiect, sunt chiar multe de spus. Nu mai vorbesc de faptul că eșecul, dar și succesul proiectelor ce au ca scop implementarea unui ERP într-o societate sau corporație, depind în foarte mare măsură de atitudinea cu care abordezi proiectul respectiv, de modul în care gestionezi momentele tensionate (da, în proiecte apar astfel de situații, unele chiar jenante), de modul în care susții proiectul pe toată durata sa, în calitate de inițiator, de beneficiar direct al efortului depus de echipe întregi de oameni (pentru cunoscători, evit să folosesc termenul de sponsor, mie îmi sună ciudat, dar tehnic vorbind e ok să fie utilizat la cursuri). Așadar, cu siguranță implementarea unui ERP nu înseamnă numai să aloci niște bani pentru proiect, ci înseamnă mult mai mult. Decizia achiziției unui ERP trebuie să implice multă atenție și pricepere. Implementarea acestuia în organizația pe care o conduci este, pot spune, arta, iar arta cere sacrificii, efort.

Si totuși,  înainte de toate, ERP -ul trebuie să fie pentru manager a doua mână dreaptă.

Ce iși dorește un manager executiv să vadă într-un ERP? Ce instrumente de asistare a deciziei ar putea găsi într-un ERP?… Sunt manageri care se bazează că  ERP-ul va pune la dispoziție un set de instrumente  extraordinare, dar realitatea este că ceea ce pune la dispoziție în final un ERP achiziționat și implementat trebuie să fie ceea ce te-ai așteptat să iți pună la dispoziție sau ceea ce ai cerut în contract.

Sunt multe capitole care sunt imaginate într-un fel de managerii de companii și altfel de producătorii  de software, dar un lucru este clar, instrumentele rezultate în final sunt rezultatul consultării reale a mediului de afaceri, rezultatul adaptării companiilor producătoare de software si a integratorilor de ERP la nevoile de analiză și decizie a celor ce conduc o afacere.

În ajutorul managerilor vin și soluțiile de tip Business Inteligence cunoscute și sub acronimul BI,  fie că sunt parte integrantă a soluției ERP, fie că sunt  soluții distincte integrate cu acesta, care oferă functionalități complexe de raportare și analiză a rezultatelor, cu conexiuni complexe și de profunzime, cu modulelele soluției ERP. Îndrăznesc să enumăr câteva dintre modulele de business, care trebuie să fie pregatite, “ready to be activated”, într-o soluție ERP:

Module Core *Module – Added Value **Module – Added Value***
(distributie , productie si service)
Gestiune (Inventory)Bugete & Planificare strategica
(Budgets & Strategic Planning)
SFA -Sales Force Automation
Contabilitate (Accounting)Cash FlowSCM - ( Supply Chain Management)
Financiar(Finance)CRM (Customer
Relantionship Management)
MRP (Material Requirements Planning)MRP2
(Manufacturing Requirements Planning)
Vanzari (Sales)Managementul Performantei
(Performance Management)
WMS (Warehouse
Management System)
Achizitii (Purchasing)Managementul Resurselor Umane
(HR - Talent Management)
Service
(Case Management)
Managementul Activelor
(Asset Management)
Documentarea Proceselor
(Process Documentation)
Productie (Planificare si Executie)
Production (Planning & Execution)
Managementul Resurselor Umane
(HR & Payroll Management)
Managementul Proceselor
(Process Management)
Controlul Calitatii
(Quality Control)
Managementul Proiectelor
(Projects Management)
Mentenanta
(Electrica si Mecanica)
Maintenance
(Electrical & Mechanical)
Managementul Activitatilor (Task Management)
Managementul Documentelo
(Document Management)

Bineînteles, lista nu se rezumă la acestea, fiecare industrie adaugând nevoi specifice la care ERP-urile răspund cu module specifice, însă, acestea mi-au trecut prin minte acum, păstrând un caracter mai generalist al articolului.

Pe lângă cele de mai sus, mai apare și o zonă din care rezultă că sistemul informațional al companiei (Know – How, procese, proceduri, formulare, standarde etc) și cel informatic coabitează, se completează, se intersectează.

Am încercat la un moment dat să explic unui manager  cum se amestecă modulele unui ERP în viața unei întreprinderi și mi-a iesit ce vedeți mai jos… unde:

  • R&D = Research & Development
  • QA = Quality Assurance
  • MPS = Master Planning System sau Strategic Planning

Pe lângă cele de mai sus, mai apare și o zonă din care rezultă că sistemul informațional al companiei (Know – How, procese, proceduri, formulare, standarde etc) și cel informatic coabitează, se completează, se intersectează.

erp

În seria ce va urma, voi aborda câte puțin fiecare modul de business, pentru a ne face o idee de ansamblu.

Nu ezitați sa ne scrieți părerile sau sugestiile dumneavoastră la adresa office@infinitybiz.ro
Cristian Paiu – Passioned of ERP Systems, Business Consultant Infinity

Pentru servicii de consultanță privind implementarea sistemelor de tip ERP, experții Infinity vă stau la dispoziție cu informațiile de care aveți nevoie. Solicită detalii…

Ce este sistemul de management al documentelor (DMS)?

Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizatii din toate sectoarele publice si private pentru a organiza si structura documentele electronice precum si pentru a urmari fluxul acestora in cadrul organizatiei si în punctele de intrare/iesire ale acesteia.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizatiile, de orice tip, în managementul documentelor stocate în forma electronica, precum si de a realiza trecerea de la documente la organizări de documente (dosare, bibliorafturi), din forma traditionala pe hartie, in forma electronica.

Ele sunt si un mijloc prin care se gestioneaza foarte eficient proprietatea intelectuala a organizatiei, chiar businessul ei, tinuta in documente raspandite în diverse retele, pe diverse statii de lucru, servere, unele pe hartie, altele in diferite conturi de mail, in filiale ale organizatiei, etc.

Aceste sisteme gestioneaza intregul ciclu de viata al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate in maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor, precum si realizarea si stocarea fluxului acestui document in cadrul organizatiei, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitati externe organizatiei.

Descrierea unui sistem de Management al documenelor

Managementul documentelor implica tehnologii, mijloace si metode cu ajutorul carora organizatiile isi creeaza, gestioneaza, stocheaza, cauta, transmit, caseaza documentele după expirarea lor, oferind control asupra ciclului complet de viata al acestora. Este vorba de un proces de baza al activitatii organizationale, deoarece nu prea exista aspecte in viata unei afaceri sau institutii care sa nu implice crearea anumitor documente.

Datorita faptului ca, in secolul XXI lista purtatorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativa, documentele importante provenind din nenumarate surse variate, precum si, volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizica a documentelor pe suport de hartie, a devenit greoaie.

Cautarea informatiilor consuma minute pretioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fara rezultat. Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltarii sistemelor de management al documentelor (DMS- Document Management System).

Aceste sisteme ofera angajatilor posibilitatea de a accesa informatiile necesare – pe baza drepturilor de autorizatie – tranparentizeaza relatiile dintre documente (ex. prin evidenta sistematizata a contractelor si facturilor, inregistrarea e-mailurilor etc.) si faciliteaza comunicarea rapida si eficienta dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) si filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

Avantajele utilizarii unui sistem de Management al Documentelor

  • un control mai bun asupra proceselor interne si a informatiilor
  • consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne si de business
  • o modalitate eficienta de transfer intern de informatie, cunostinte, idei
  • imbunatatirea colaborarii pe proiecte, a schimbului de documente
  • regasirea rapida a informatiilor
  • reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitari interne (referate, cereri etc.)
  • reducerea costurilor administrative
  • automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora
  • posibilitatea de arhivare electronica a informatiei

Alte avantaje

  • gestionarea si arhivarea electronica a documentelor intr-o baza de date unitara
  • siguranta
  • cautare si accesare mai eficienta
  • avantaje economice si ecologice
  • responsabilitate sociala

Ganduri despre Managementul Proiectelor

Managementul proiectelor consta in aplicarea cunostințelor, capabilitatilor, instrumentelor si tehnicilor specifice pentru activitatile unui proiect, care au obiective, scopuri și cerinte definite, referitoare la timp, costuri, calitate și parametri de performanta, activitati considerate ca importante si adecvate pentru finantare. Timpul, costul, calitatea si performantele sunt constrangeri pentru proiect.

Pentru mine – Managementul de proiect este un domeniu al bunului simt, al realismului, in care toate elementele proiectului relationeaza intre ele. Este domeniul bunului gospodar, asta ca sa parafrazez un joc cunoscut din vremea copilariei mele. Construirea unui proiect trebuie facuta cu responsabilitate luand in calcul toti factorii care il pot influenta. Greselile facute vor avea efecte nedorite mai devreme sau mai tarziu, iar cu cat remedierea acestora va fi facuta mai din timp, cu atat va fi mai bine.

Nu se pot urgenta lucrarile fara costuri aditionale, nu se pot cere elemente suplimentare fara un impact in timp si cost, nu se poate scadea costul unui proiect fara impact in zona de scop sau timp ..si asa mai departe.

Daca putem face descrieri clare ale scopului, daca putem face planificari realiste in concordanta cu efortul necesar pentru atingerea obiectivelor proiectului, daca stim la ce sa ne asteptam cu claritate cat mai mare, daca ne si tinem de plan – avem premizele unui proiect de succes, caci, nu-i asa:  Cine nu planifica, de fapt planifica sa esueze.

Iata cateva intrebari de bun simt pe care trebuie sa (si) le puna un manager de proiect: Ce trebuie facut exact? Cum? Pana cand? In ce conditii? De ce anume am nevoie? Ce implica acestea? Etc. Cine piloteaza proiectul trebuie sa stie ce face.

Nu pot sa nu ma gandesc la o gluma specifica – respectiv ca managerul, fiind tributar ideii triplei constrangeri cost, timp, scop – va considera ca noua femei pot face un copil intr-o luna…

Si ca tot veni vorba de constrangeri – sa le vizualizam putin  – asemeni picioarelor unui scaun pe care trebuie sa stam. Cand unul dintre aceste picioare este disproportionat fata de celelalte, apar problemele. Exista oare proiecte echilibrate? Sau tocmai necesitatea si constrangerile fac proiectul ambitios, daca nu chiar de multe ori nerealist.

…Ma gandesc cum sunt abordate proiectele in mediul privat si cum sunt abordate acestea la nivelul statului, insa, ma opresc aici, intrucat inevitabil discutia ar aluneca spre mediul politic actual.

Nu pot observa in tara noastra nevoia stringenta pentru proiecte de succes atat la nivelul investitorilor privati, cat si la nivelul statului. Nu prea stim sa fim buni gospodari. Este atat de greu sa facem proiecte ca la carte ? Calitatea costa prea mult? Ne lipseste disciplina? Mediul / sistemul nu ne lasa?

Apropo: Puteti numi un proiect cu adevarat de succes in Romania?

Chiar daca poate nu constientizati, managementul de proiect este prezent,intr-o forma sau alta, in viata fiecaruia dintre noi. Oare viata fiecaruia dintre noi nu este un proiect in a carui ‘echipa’ jucam variate roluri, de la sponsor, PM, la membru de echipa? Si oare nu jucam uneori si rolul de SBE (Subject Matter Expert) in vietile altora cand ne oferim parerea in variate chestiuni ?

Spune-mi domnule project manager… cum merge ‘proiectul’ tau …