Modulul bugete

Așa cum am promis în articolul anterior ”Ce este un ERP și la ce se poate folosi, ce e atât de atractiv la acest subiect? ” am revenit, iar de această dată intrăm puțin în profunzime  concentrându-ne pe unul dintre modulele de business extrem de dorite și anume, modulul Bugete .

Construirea unui buget e o chestie complicată, care necesită timp și pricepere, cunoașterea temeinică a afacerii, a liniilor de business, a planurilor strategice până la nivelul de detaliu, necesită o abilitate aparte în mânuirea cifrelor.

Managerul își construiește bugetul având în minte ideea centrală, ca la final să obțină o perspectivă valorică asupra afacerii sale, așezând astfel “planul său strategic” într-un mod pragmatic, pe o proiecție a rezultatelor financiare, o proiecție ce are la bază scenarii ale unor exerciții financiare produse deja, cât și a unora posibile, simulate.

Aud des expresia “mi-am făcut bugetul de venituri și cheltuieli“, expresie care, într-adevăr, te conduce cu gândul la cuantificarea exactă a profitului în acel scenariu. Îmi place totuși să cred că în spatele acestui efort aritmetic au fost parcurse cel putin – analiza SWOT a organizației, interpretarea rezultatelor financiare prin consultarea propriei echipe sau a unor specialiști și cel puțin  simularea câtorva scenarii posibile, la final, alegându-se scenariul cu cele mai mari șanse de realizare și două variante de rezervă.

Existența bugetului creează premizele unui control ridicat asupra nivelului cheltuielilor, oferind în același timp întregii echipe, într-un mod bine argumentat, un obiectiv cantitativ precis în ceea ce privește realizarea cifrei de afaceri. Spun premize pentru că nu e suficient să ai bugetul făcut, acesta trebuie implementat în sistemul informatic de colectare a informațiilor, de monitorizare și control al bugetului. Modulul Bugete trebuie să ofere posibilitatea construirii unui “model de analiză” cunoscut și o structură a bugetului.

O funcționalitate cool pentru un manager, în cadrul acestui modul, mai ales când acesta se află în faza de bugetare, este aceea de a putea obține o versiune draft a unui buget, o schiță, direct dintr-o vedere (genul de  raport ce conține valorile bugetate, dar și cele realizate) ce conține bugetul unei perioade anterioare sau cel în curs de execuție – asta e chiar de notat, în cazul în care ați ajuns cu cititul până aici :).

La acestea se adaugă posibilitatea însumării unor valori pozitive sau negative, a repartizării ponderate a unor sume menționate la nivel de capitol de buget, a înmulțirii cu un factor a unor sume în dreptul unor articole de buget etc. (adică includerea unor acțiuni pe care mulți dintre noi le facem în aplicații de calcul tabelar sau Excel).

Că tot vorbim de funcționalități, e clar că trebuie să existe una care să iți permită să participe mai multe persoane la construcția unui buget, uneori simultan, trebuie să existe posibilitatea alocării de responsabili pentru construcția anumitor capitole de buget sau pentru bugetarea anumitor articole de buget. Este extrem de util:

  • să poți crea copii de siguranță,
  • să poți crea versiuni,
  • să poți partaja cu altcineva o parte din informația pe care o gestionezi,
  • să poți atașa documente la nivel de versiune, capitol sau articol de buget pentru fundamentarea unor decizii,
  • să poți crea activități (să dai sarcini) ce servesc clarificării unei poziții din buget.

Bugetele pot avea termene de valabilate, drept urmare, poți face un buget de rezervă care să devină “vioara întâi” dacă ceva nu merge bine sau dacă ceva merge prea bine :). E interesant să poți vira la dreapta pentru că ai prevăzut acest lucru … Responsabilii de buget trebuie să aibă și ei o perioadă de asumare a răspunderii, așadar, dacă ceva se schimbă, se poate aduce un nou responsabil pentru o grupă de articole sau un capitol de buget.

Bineînteles că, în acest model trebuie să incluzi liniile de business numite și centre de profit, capitole și  articole de buget. Un ERP trebuie să conțina funcționalități care să facă posibile aceste lucruri, fără a fi însă suficientă doar existența acestora.

Se observă din introducerea mea o serie de elemente implicate în procesul de bugetare: Plan strategic (Business Plan – actualizat permanent de către manager),  modelul de analiză sau structura bugetului, liniile de business principale/secundare (centrele de profit), venituri și cheltuieli (categorii), managerul și alte persoane cu rol activ în procesul de bugetare și urmărire a acestuia, acțiuni posibile asupra unei versiuni de buget, stări posibile ale versiunii, simularea unor scenarii, comparații, și la final, alegerea variantei ce va fi considerată referința pentru un exercițiu financiar, bugetul în toată regula.

Eu când privesc în urmă la ce am scris, pe lângă faptul că nu am surprins nici pe jumatate din ce se întamplă într-un proces de bugetare, realizez totusi un lucru, nu sunt puține elemente ce interacționează în acest proces de bugetare, și dacă stai să te gândești, interacțiunea acestora între ele conduce la o muncă de o  complexitate ridicată, greu de realizat fără ajutorul unei aplicații software specializate.

Un alt avantaj este ca ERP-ul “nu uita” unde se află bugetul de acum doi ani, pe stick de memorie, pe laptop, pe hardul din sertar, in cloud.

Nu ezitați sa ne scrieți părerile sau sugestiile dumneavoastră la adresa office@infinitybiz.ro.
Cristian Paiu – Passioned of ERP Systems, Business Consultant Infinity

[…VA URMA]

Comments are closed.